はじめに

株式会社東海医療器械（静岡県沼津市）は、昭和46年の創業以来、医療・福祉機器の卸および小売販売、在宅向け福祉用具の販売、レンタルおよび住宅改修工事などに取り組んできました。医療機関や個人のお客様との取引が多い東海医療器械様は、以前から、日々の営業活動の情報を共有したいと考えており、nanotyの導入に至りました。

今回取材に応じてくださったのは、鈴木 憲介 代表取締役社長。

nanotyを導入するに至った経緯と、その後の変化を伺いました。

【導入目的】日報の情報を共有しないともったいない！

これまで日報は紙に書き、担当者ごとにファイリングされて管理していました。ただ、それらの日報を改めて見て振り返るというのはとても労力がかかり、顧客への営業活動管理や情報共有がほぼ不可能な状態でした。

また、部下から上司に提出される一方通行の日報ではなく、日報の情報をみんなで共有したい、「共有しないともったいない！」という想いがあり、紙の日報を1カ月分スキャンしてPDF化することも試みましたが、こちらも1カ月分遡って見るのが大変…ということでなかなかうまくいきませんでした。

そうした中で、みんなが日報を見ることができて、使いたい機能をほぼ網羅していながら、ランニングコストが安いnanotyに出会い、導入・活用をスタートしました。日報自体はこれまで紙で書いていたので、アナログからデジタルになる変化はありましたが、「書く上で、内容をどうしようかなと思うことはあるが、書くのは当たり前なので、特に違和感はなかった」と社員からも声があるように、書く習慣はそのままに社員たちに受け入れられました。

【成果1】紙からデジタルになって「情報共有」する意識へ変化

以前は、紙での日報から日報を書く人と読む人との1対1での対話はできていましたが、nanotyを使うようになって、「この日報のこれを見て」と、他の社員にまで情報を届けやすくなりました。まさに、良い事例が共有できるようになったと思います。「日報から得た情報を会議で話をするようになったし、外出先でお客様から珍しい商品を見せていただいたときは、写真を取って日報で共有することもある。紙のときは、そうした情報発信はできていなかったので、紙からデジタルに変わり、日報を通して『情報共有』するという意識へ変わった」と話す社員も。自分の情報が誰かのためになって活用してもらえるということは、嬉しいんじゃないかと思います。

【成果2】グループの垣根を越えて連携できるように

営業担当者にはスマートフォンを持たせるようにしたので、外でnanotyを見られるようになりました。営業担当者ごとに、それぞれ顧客訪問する場所は異なりますが、nanotyによってより連携できるようになりました。社員は、「他の人がどこに行く予定なのかが、nanotyで事前にわかるようになった。同じ方面に用事がある際に、手伝ったり手伝ってもらったりとしやすくなった。それは同じグループだけの話ではなく、別グループの様子もわかるので、グループの垣根を越えて連携できている」と上手に業務に活かしているようです。

また、毎週月曜日の会議でそれぞれの今週の予定を共有しているのですが、月曜日に休みの人は前の週の金曜日に翌週の予定を日報に書くことで、みんなの予定が把握できるようになっています。これは、nanotyを導入する前はやってこなかったことなので、nanotyを使うようになってから習慣化されました。

【成果3】営業と事務の仕事ぶりが把握できるように

営業の活動内容や納品案件、また事務の顧客対応などのイベントが可視化されて共有することができるようになりました。それによってお互いに「何をしたら助かるのか」「何の情報を求められているのか」などの気づきが発生し、社内での円滑な業務遂行につながっているようです。

【成功のポイント】毎日リアクションして前向きに情報が見られている意識付け

毎日必ず、みんなの日報に「いいね！」とリアクションをしたり、コメントを入れたりしています。全員分をまとめて見るようにしており、それによって、各担当者が動いている仕事のつながりが見え、俯瞰的に判断できることも増えました。

また、当社では、新規の個人のお客様が多いのですが、それらを毎日「案件コード」に登録（導入後だけでも700件は登録している）し、社員には日報の明細欄にその案件コードと一緒に対応した時間と内容を入力してもらっています。みんな、10分や15分単位で登録してくれており、どのお客様にどのくらいの時間訪問したのかわかるようになっています。こうした細かな情報の積み重ねが、後々に活きてくると思います。

【今後の展望】より良い活用を考えて一歩ずつ進化していきたい

営業の財産は、時間軸を基準とした縦のつながりと、誰もが情報共有してフォローできる横のつながりが紡いで成り立つと考えます。デジタル力は、一人ひとり違いますが、毎日日報を登録することは全員ができているので、これからもより良い活用をみんなで検討し、一歩ずつ進化していきたいです。