はじめに

株式会社エッグ（鳥取県米子市）は、昭和2年に印刷業として創業。その後、平成に入り現在の社名に変更、インターネット業界に参入を開始し、インターネットはがき作成・投函サービス「ポスコミ」の運営を開始しました。

現在はIT会社として、お客様に合ったシステムの提案や、全国の自治体導入率No.1のふるさと納税システムの開発・運営などに取り組まれており、長い歴史の中で培ってきた経験と知識をもとに、システム開発を通じて、地域社会の創造に貢献しています。

今回、オンラインで取材に応じてくださったのは、株式会社エッグ東京支店営業部営業1課課長の大野 貴博様。

nanotyを導入するに至った経緯とその後の変化を伺いました。

【導入目的】会議に費やす時間を短縮したい

これまで、案件情報や時間管理、連絡事項など、すべてを会議の中で報告し合っていたため、口頭でのやり取りによる抜け漏れの発生や、会議に割く時間が多くなり、本来の業務に取り組む時間が削られていました。

また、各自で管理を行っていたため、お互いを把握することが出来ず、時間を有効に使えているかどうかを判断することが難しい状態でした。

お互いの情報を共有でき、時間の管理を可能とするサービスを探していたところ、nanotyと出会い活用を開始しました。

日報を書く習慣がなかったため、日報入力作業が負担に感じないよう、皆が理解しやすく操作が簡単なものを希望していました。

nanotyは入力方法がとてもシンプルなうえに、自動で時間集計まで行ってくれるため、活動内容の把握や比較がしやすいです。

また、Googleカレンダーとの連携機能も兼ね備えているので、Googleからスケジュールを取り込むことで、日報入力の時間短縮にも繋がります。

それでいてnanotyは、他社と比較してもランニングコストが安価であることから導入を決意しました。

【成果１】時間を「見える化」することで会議時間の短縮に

nanoty導入前には、毎日7人の社員が集まり、30分の朝礼の中で、前日の活動報告や今日の動き、連絡事項などを共有してきましたが、nanoty導入後には、情報共有はnanotyの中で行えるようになったため、朝礼を廃止し、出社してすぐに自分の業務に取り掛かれるようになりました。

活動内容や連絡事項もすべてnanotyの中で情報共有できるので、年間で840時間の業務効率化に繋がりました。

【成果２】情報の抜け漏れが減少

情報が属人化することによる案件の進捗管理不足や、口頭でのやり取りが多く、他部署への連絡が抜けていても気が付くのが遅くなってしまうことがありました。

nanotyでは、日報が社員に共有されているため、記録に残すことでお互いの仕事を把握したり、口頭による抜け漏れ防止に繋がり、社員同士の情報共有がしやすくなりました。

離れた支店間でも情報共有しやすいのはnanotyのメリットです。

【成果３】案件に対する過去の履歴や経緯がわかるように

誰が、何に、どのくらい時間を費やしているのかの把握が難しく、限られた時間の節約を検討する上で必要な、移動や会議などの「時間」に関する情報がありませんでした。

しかし、nanotyの自動集計機能を利用することで、時間を有効に使えているのかが判断しやすくなり、必要に応じて、過去の履歴を見て案件の経緯や営業交渉の進捗の確認がしやすくなりました。

情報を共有することで、本人と上司との相互理解が深まったように感じます。

特に営業の場合、「自分が行った商談の進め方が合っているのかわからない」といったケースがありますが、日報を共有することで、過去の履歴を参考にしたり、他の社員からアドバイスをもらえたりするので、一人で悩む時間が減り、時間を有効に使えるようになったと思います。

【成功のポイント】
売上実績だけでなく、活動内容や取り組みも評価の対象に

もともと日報を書く習慣がなかったため、毎日日報を入力する文化を根付かせることに苦労しました。

まずは、nanoty選任の担当者を中心に、日報の提出具合を毎日チェックすることから始め、日報を書くことで得られるメリットを徐々に浸透させていきました。

一番大きかったのは、売り上げ実績だけでなく、活動内容や案件への取り組みを評価対象としたことだと思います。

日報を通じて、案件に対するプロセスや業務に対する姿勢も見えるようになりました。

【今後の展望】
サンクス機能のような面白い文化も取り入れていきたい

現在、他の社員の日報を読むかどうかは個人の判断に任せていますが、多くの社員に自分以外の日報にも興味を持ってもらいたいと思っています。

その点、感謝・共感・応援など、気持ちをコインで送り合うことが出来るサンクス機能は面白いなと思います。

今度、文化として取り入れていければなと考えています。