はじめに

株式会社アクティオ（東京都中央区）は、1967年に創業。建設機械レンタルのリーディングカンパニーとして、長年培った豊かなノウハウや全国各地のネットワークを活かし、コンサルティングを含めた、建設のあらゆる領域のレンタルビジネスを行っています。2021年に、静岡県内の営業所に所属する営業職社員の営業日報として、nanotyを導入いただきました。

今回取材に応じてくださったのは、静岡県内の島田営業所と榛原営業所で所長を務められている加藤 佑一様。

nanotyを導入するに至った経緯と、その後の変化を伺いました。

【導入目的】入力のしづらさ・確認のしづらさから日報が活用できていなかった

もともと、別の営業日報システムを使っていました。ただ、そのシステムでは、

・過去の日報をキーワードなどで検索できない
・スマートフォンやタブレット専用のものではなく、入力しづらい

という確認と入力の両方の使いづらさから、日報を活用できているとはあまり言えない状態でした。例えば、せっかくシステムで営業日報をつけていても、同僚同士で日報を見ることはなく、管理者への報告にはシステム内の情報を紙で印刷したものを提出していたのです。さらには、入力に時間がかかることで、営業の訪問件数にも影響が出ていた程でした。

営業会議は3ヶ月に１回程度しかないため、「誰がどこに営業に行っている」という細かな情報共有の場ではありません。しかし、そうした細かな情報共有が営業職社員同士でされていると、得意先での行動に表れ、営業の質を高めることも確かです。こうした問題意識があり、情報共有がしやすい日報システムを探しはじめました。

いくつか、営業日報のシステムを体験してみて、

・画面が見やすく、営業職社員同士で情報共有が円滑にできそうな点
・カレンダーに登録している予定が日報に取り込める点
・自社の営業管理方法により近いシステムになるようにカスタマイズできる点

を決め手に、nanotyを静岡県内の営業所で導入しました。

【成果1】同僚同士で情報共有ができるようになり日報の提出率も上がった

導入してから3カ月頃にアンケートを取ったところ、「他者との行動の共有は圧倒的によくなった」「しっかり見られているという意識が出る」など83％の営業職社員が「以前よりよくなった」と回答しました。また、これまで営業日報は、営業動向を管理者がチェックすることだけが目的でしたが、nanotyを導入してから、営業職社員同士で情報を共有することも社員の中で目的に加わりました。やはり、営業職社員同士で情報共有したいのですよね。

また、わかりやすい指標でいうと、日報の提出率が上がりました。また、営業職社員が日報の中身をしっかり書くようにもなりました。nanotyを日々使っていて、

・日報を他者に見られていることが一目でわかる
・管理者にリアルタイムにフォローされている

ということが実感でき、営業職社員の日報を書くモチベーションにつながっていると思います。

【成果2】毎日管理者がフォローできる上に、それが社員に適切に伝わる

もちろん私自身、管理者としても、リアルタイムに部下をフォローできるようになったことはよかったです。複数の営業所を兼務しているので、拠点をまたいで各社員の日報をチェックし、営業状況を把握できています。

以前のシステムでは日報にコメントを投稿したとしても、その通知が出ることはなく、日報を提出した本人にさえ、コメントがされていることがわからない状態でした。本人に伝わらないのでは、結局はフォローできていないのと同じです。今では、それがすぐにわかるので、口頭だけでなく、日報のコメント機能も使ってフォローしています。また、特別何かコメントができなくても、「いいね！」や「がんばれ！」ボタンを積極的に押しています。「いいね！」「がんばれ！」ボタンが押されていることも一目でわかるので、営業職社員としては、応援されているのがすぐにわかるのですよね。こうしたちょっとしたフォローが1日単位でできるのが営業職社員全員にとってもうれしいと思います。

【成果3】日報が見られている実感から社員の前向きな姿勢が生まれ、仕事にも表れた

営業職社員への好影響は他にもあります。社員の中には、目標達成に向けて、自分で工夫して自由入力欄に目標の訪問件数と実績を書き、みんなに報告する者も出てきました。社員のやる気が上がり、日報提出はもちろん、営業業務自体にも前向きに取り組むようになったことが明らかに見て取れます。この様子を見ると、やっと日報の意味合いをきちんと持つ活用ができているなと感じています。

【成功のポイント】顔写真の登録で日報を見られている実感アップ

やはり、日報画面内に、誰が見たか、誰が「いいね！」「がんばれ！」ボタンを押しているかが、顔写真付きでわかるのが良いですね。ユーザーアイコンが顔写真になっていると、一目で誰が日報を見てくれたかがわかるし、「その日報を見たよ」という感覚がより受けられます。なので、全員に顔写真を登録してもらいました。これも、日報を見られている実感とフォローされている実感を高めていると思います。

【今後の展望】顧客管理情報と紐づけてネットワーク力を強めたい

社内の管理システムとnanotyをつなげられたらいいなと考えています。そうすると、日報で必ず登録する得意先コードや現場名の管理をよりスムーズにできそうです。

ただ、それだけでなく、他にもプラスの効果があると思います。例えば、過去売上実績のデータとも紐づけることができれば、以前はどのくらい売上があったのかも確認しやすくなります。外出先でも、スマートフォン片手にすぐにそうした情報を得られれば、より営業活動がしやすくなるとおもいます。これが実現したら、日報システムというだけでなく、まさに「営業ツール」としても使えるようになると考えています。一元管理された情報の活用で、それぞれのネットワーク力がより高まりそうですね。