住所：東京都西東京市
業種：事務サポート業務
　　　オフィスサポート業務
従業員数：203名
　　　　（うち障がい者125名）
※2023年7月時点

はじめに

ＳＯＭＰＯチャレンジド株式会社（東京都西東京市）は、厚生労働大臣より認定を受けた「障がい者の雇用に特別に配慮した会社」であり、障がい者を安定して雇用することにより、長く活躍できる場の提供を目的として設立されました。

障がいのある社員を「メンバー」と呼び、メンバーの定着や成長支援、知識やスキルの習得など様々なサポートを行っています。
障がいのあるなしに関わらず、個々の強みを生かし社会で生き生きと活躍してもらうこと、一人ひとりが働く喜びを感じられる会社であることを目指しています。

今回取材に応じてくださったのは、事業開発部長 矢野 純司様、課長代理 岡村 浩志様、グループリーダー 山﨑 智美様の3名です。

nanotyを導入するに至った経緯と、その後の変化を伺いました。

【導入目的】
タイムリーな情報把握で細やかなフォローアップ体制を

nanotyを導入する前までは、メンバーの特性により、紙・excel・スプレッドシートの3パターンで日報を管理していましたが、すべての拠点で働くメンバーの日報を本社で把握しようとした場合に、下記のような課題がありました。

・タイムリーに各拠点の日報を確認できない
・情報の把握に時間がかかる
・紙の管理では保存量が増え置き場の確保が困難
・紙の日報へのコメントは手書きとなり負荷がかかる

メンバーのフォローやサポート体制の強化、チームリーダーたちの負荷軽減などを目的に日報のデジタル化を検討しました。

nanotyを選んだ理由とは

障がい者雇用で使う日報システムはいくつかありましたが、多くは障がい者を雇用するにあたっての課題などの把握を行うという、企業管理向けのシステムがほとんどでした。

そこで見方を変え、健常者が使う日報システムで探したところ、nanotyは明細の入力機能や集計機能に加え、障がい者が使う項目（メンタルや体調の変化など）を取り込めるようなカスタマイズもでき、入力した情報はすべて管理できるという点が決め手となり導入しました。

次のステップを視野に入れた場合の拡張性があり、問題なく進めると判断出来たことも決めての1つでした。

【成果１】部門の垣根を越えた情報共有

拠点がいくつかあるのですが、紙やexcelでの管理だと違う拠点の日報を確認することが出来ませんでした。

nanotyを導入してからは、拠点や部門が違ってもメンバーの日報を確認できるようになったので、本社部門、社長や役員たちも率先してメンバーの状況を把握するようになりました。

気になる日報やコメントがあると、全員で気に掛けることができるようにもなりましたね。

【成果２】離れた場所からでも変化をいち早くキャッチ

“サポーター”と呼んでいる専門職が在席しているのですが、1チームに1人サポーターがついているのではなく、1人のサポーターが複数拠点複数チームを担当しています。
そのため、いつでもメンバーのそばにいて状況を見られる状態ではありません。
その点nanotyは遠隔からでも日報が確認できるため、日報からメンバーの様子を把握したり、体調不良の予兆をいち早く把握することに繋がっています。

また、過去の日報を簡単に検索できるので、面談の時に確認ができ、その時の状況を振り返るのに役立っています。

【成果３】日報管理の統一を実現

もともと日報を書く習慣はありましたが、文章を書くのが苦手なメンバーや、文章は書けるけどパソコンが苦手なメンバーなど、メンバーの特性がそれぞれあり、メンバーの特性に合わせて日報管理を行っていました。

nanotyに切り替えた当初はメンバーから不安の声もありましたが、nanotyは視覚的に入りやすいシステムなので、メンバーも早い段階で慣れ使えるようになりました。

また、日報を入力する時間がルーティーン化されているので、思っていた以上に明細を細かく入力してくれます。正確な情報を確認することができますし、管理が統一されたことで業務の効率化に繋がりました。

【成功のポイント】パイロットメンバーから段階的に導入

マニュアルを渡してシステムを利用できるメンバーばかりではないため、全員一斉導入ではなく拠点別に段階的に導入を実施しました。

まず、先行して行うパイロットメンバーを選出し、どんなところにつまずいてどんなところに課題があるのかを把握していきました。
その後、全体説明会を各拠点で実施し、Q&Aを作成・共有するなどして、半年ほどかけ完全移行していきました。

メンバーにとって環境が変わること（日報のデジタル化）は心理的ハードルもあるため、自分がつまずいても同じチーム内に聞ける人、教えてくれる人がいる環境を作るように意識しました。

マニュアルを読むより画面を見る方が覚えやすいので、nanotyが視覚的に入りやすいこともスムーズに導入できたポイントだと思います。

【今後の展望】AIを活用した新たな支援のかたち

社内にはメンバーを支援する専門職の“サポーター”がいますが、業務の状況によっては、その日のうちにメンバーの相談にのってあげることができず、相談できなかったメンバーにモヤモヤが残ってしまい、そのまま体調不良に繋がってしまうこともあります。
また、サポーターのいない営業時間外や夜間に不安定な状態が発生しても、それをサポートしてあげることができません。

そんな時に、相談したらフォローバックやアドバイスをくれるAI機能があると定着支援の補助にも繋がっていくのではないかと考えています。

メンバーはセルフコントロールが苦手なので、日々の日報から睡眠時間や体調の変化をAIが自動分析し、不調となる予兆が見えたらアラートで管理者やサポーターに通知するという仕組みも出来れば更なる支援に繋がると思います。

AIは日々進化を続けているので、できることが増えていくのが楽しみです。