画像出典：slack
SlackはアメリカのSlack Technology社が開発し運営しているビジネスチャットツールです。その魅力はその使い勝手の良さでしょう。Slackがどのようなサービスなのか、日報としてどのように活用できるのかをまとめました。
Slackとはどんなサービス？
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会社でのコミュニケーションは業務効率に大きく影響します。特に働き方改革やテレワーク推進からコミュニケーションツールの見直しをしている企業も多いでしょう。Slackの機能やサービスの概要を紹介します。
Slackの概要
Slackは日本でも多くの企業が導入しているビジネスチャットツールです。特徴的なのがチャンネルベースのメッセージプラットフォームであるという点でしょう。
Slackに登録したメンバーはチャンネル内でメッセージを送信したり、ファイルを共有したりします。チーム別やプロジェクト別、拠点別のように自由にチャンネルを作成できるので、企業の組織や形態に適したスタイルで使うことができます。さらに共有チャンネルを使うことで、自分のワークスペースから社外の組織とやり取りすることが可能です。
Slackは会話の履歴や共有したファイルをさかのぼって検索できるので、途中から参加した人でも同じ情報を共通して活用できることも特徴です。さらにアプリと連携したり、通話したりできるので仕事に関連するやり取りを全てSlackに集約することもできます。
日報ツールとしても活用できる
チャットや通話に目が行きがちなSlackの機能ですが、工夫次第で幅広い活用法があります。その一つが日報ツールです。例えば日報用のチャンネルを作って、メンバーがそれに投稿する形で日報の作成、共有が可能になります。
今までも日報を電子化する方法としてメール添付したり、共有ファイルに入れたりする方法はありました。しかし、日報のファイルやメールを開く手間がかかって、ついつい見るのが遅れてしまいます。Slackを日報ツールにすることでよりカジュアルに日報を作成、確認することができます。
Slackを日報ツールとして使う方法
職場で適切に情報共有できているかどうかが、業務を円滑化するためのポイントになります。Slackを日報ツールとして使えばより手軽に情報共有できるでしょう。Slackを日報ツールとして使う方法をまとめました。
日報専用のチャンネルを作る
Slackはメールのように個々人のメールボックスがあるわけではありません。作成したチャンネルの中でやり取りをします。チャンネルは招待制になっていて、メンバーが閲覧することができるようになっています。
日報を共有するメンバーで日報専用のチャンネルを作れば、それぞれが日報を投稿して、共有することが可能です。Slackのチャンネルでは、発言や投稿に対して自由に感想やアドバイスをコメントできるので、進捗管理したり、改善策、修正を伝えたりするためにもチャンネルが役に立ちます。
Slackbotを活用する
Slackはよりチャットを最適化、省略化するためのツールとしても高く評価されています。それを可能にしているシステムがSlackbotです。
Slackbotは自動レスポンスを返してくれるシステム。忘れがちな工程やワードを覚えさせておけば、必要な時に呼び出して答えてもらうことができます。例えば「○○はどこ？」と聞けば、自動的にその場所をこたえるようにすることができます。
また特定の投稿にリアクションさせることもできます。欲しい画像を検索して返答させるなど、職場の創意工夫によって幅広い活用が可能です。またリマインダーを設定しておくと、Slackbotのリマインダー機能が知らせてくれます。後から確認したいことがあった時に任意のタイミングで教えてくれる仕組みです。
定型のテンプレートはない
Slackはコミュニケーションに特化したツールではありますが、日報のためのツールではありません。そのため、日報を送るために用意された定型のテンプレート等は存在しません。
しかし、日報を送る都度、必要な項目をいちいち打ち込んでいれば手間がかかります。Slackで日報を作成するのであれば、Slackbotを使ってテンプレートを投稿させるようにします。例えば毎日同じ時間に日報を投稿するようにリマインダー機能で設定します。
メンバーはそこに記載された項目をコピーして日報を投稿できるのです。この方法であれば任意で項目を設定でき、その時の状況によって項目を自由に変えることができます。手間を掛けずに日報を運用する手段としてリマインダー機能を活用してみてください。
Slackとnanotyの比較
Slackは多機能なビジネスチャットツールであり、工夫次第で日報として運用することもできます。では日報作成ツールであるnanotyと比較するとどう違うのでしょうか。Slackとnanotyを比べました。
両者の強み・弱み
| 強み | 弱み | |
| Slack | GoogleドライブやGoogleカレンダーなど外部連携しやすく、スケジュールの確認やメールの送受信まで可能 音声通話、ビデオ通話ができる チャンネル機能で社内だけでなく社外ともやり取りを分類できる |
日報に特化していないため、リマインダー機能を活用したりテンプレートを用意したり工夫が必要 自由度が高くて自由にカスタマイズできるが、ITに強くないと活用しきれない機能も多い |
| nanoty | 多機能な日報機能がある 日報のテンプレートがあり、部署ごとに設定することができる タスク管理、工数管理や作業時間の集計によって業務効率がアップする 掲示板機能、コミュニティ機能で情報を共有しやすい |
通話機能はない |
利用料金の比較
| フリー（無料体験） | スタンダード（スモール） | プラス（ミディアム） | Enterprise Grid（ラージ） | |
| Slack | 無料 | 850円/ユーザー当たり月額 | 1600円/ユーザー当たり月額 | 担当者に問い合わせ |
| nanoty | 15日間の無料体験あり | 475円/ユーザー当たり月額 | 460円/ユーザー当たり月額 | 450円/ユーザー当たり月額 |
※nanotyのラージプランは利用可能人数が100名だが、月額5000円で10名追加パックを利用可能。
また100名以上の利用は割引プランもあるので、担当者に問い合わせて対応可能。
結局どっちを選べばいいの？
Slackはチャンネルを通じてさまざまな活用方法があります。デザインを好きなようにカスタマイズすることができ、外部ツールと連携しやすいことも特徴です。またリマインダー機能を活用することで、スケジュール管理やタスク管理が可能。自分以外に入力することもできて、リマインドをリスト化することもできるので、チームの業務管理にも適しています。
一方で日報に特化した日報作成ツールnanotyは日報をベースとした業務管理が可能。社員全体で日報を共有することができ、いいね！がんばれ！といったリアクションやコメントを残すことができます。また締め日設定か勤務時間、強化時間設定ができて超過アラートがあるため、残業時間を管理したいときにも便利です。
チャットツール、コミュニケーションツールとひとくくりにしてもそれぞれ特色があるため、機能を比較して自社に合ったものを選ぶようにしてください。
まとめ
チャットツールの導入を決定するのは、企業の上層部やシステム導入に関わるIT部門の社員が多いでしょう。チャットツールや日報作成ツールを導入するときには、必ず事前に現場の社員に使ってもらって機能の使いやすさを確かめてください。
Slackにはフリープランがあり、nanotyにも15日間の無料体験があります。ただし、Slackはプランによって使える機能が違うためその点に注意してください。nanotyはどのプランでも同じ機能を体験することができます。
システム導入に当たって避けたいのが、お金をかけて導入したのに使いにくいケースです。導入してしまうと乗り換えも手間と時間がかかります。人によってITに慣れているかどうか、業務で何に困っているかは違います。管理職かどうかによっても使いやすさは違うので、幅広く意見を集めてから使用するシステムを選ぶようにしてください。
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