エクセルの日報テンプレートでは成功しないワケ

こんにちは。
nanotyスタッフの望月です。

3月下旬に入り、だいぶ暖かくなってきましたね！
暖かくなってくると悩ましいのが花粉です・・・
私も花粉症に悩まされている一人なので、この時期は本当にツラいです。
薬を飲みつつ頑張って乗り切っていきたいと思います！！

さて、3月が期末（年度末）の会社も多く、4月から始まる新年度に向けて、
日報のテンプレートを探されている方が多いようです。
特に無料のエクセルで作られたテンプレートを探されている方が多いようですが、
本当にエクセルの日報テンプレートで大丈夫でしょうか？

今回はエクセルや紙の日報ではない、社内SNS型の日報についてご紹介します。

エクセルや紙、メールでの日報　それぞれの課題とは

エクセルや紙、メールでの日報　それぞれの課題とは

これまで多くの企業の経営者、総務、システム部の方とお話をさせていただきましたが、
日報を改善する上で、必ずと言っていいほど課題として上がるのが「エクセル」「紙」「メール」で日報をつけているということです。
では、この3つの日報は、どんなことが課題になっているのでしょうか・・・

エクセルでの日報

一方通行型の日報

<登録側>
・PCがないと登録できないため、会社に戻らないと日報が付けられない＝残業
・上司が確認しているかどうか分からない
※過去の日報を開いて確認しないため、コメントなどに気づかない
・金曜日に1週間分の日報をコピペで済ませる

<閲覧側>
・閲覧者は上司のみで、部下別にエクセルデータを開いて確認するのが面倒
・社員同士で日報を見ることはないため、誰がどんな仕事をしているか把握できない
・過去の日報が探しづらい（都度エクセルファイルを開いて確認・・・）

紙での日報

一方通行型の日報

<登録側>
・手書きが面倒、時間がかかる
・エクセルで作った日報を紙で印刷して提出
※印刷、用紙、ファイル等のコストが気になる
・紙と言いつつも結局はエクセル

<閲覧側>
・外出先から確認できない
・字が汚くて何を書いているのか分からない
・過去の日報が探しづらい

メールでの日報

一方通行型の日報、社員全員で日報

<登録側>
・返信のやり取りが面倒
※日報を確認した人から同じ質問をいくつも受け取り、都度返信しなければならない

<閲覧側>
・大事なメールや緊急性の高いメールが埋もれがちになってしまう
・過去の日報が探しづらい
・メール添付の量が多くてサーバー容量を圧迫してしまう
・他の人がどんな返信をしているのか分からない
※全員で共有もできるが、メールの量が多すぎて埋もれてしまう
・結局日報を確認しなくなる

新しい日報を始めてみませんか？

「働き方改革」という言葉が頻繁に飛び交う昨今。日本ではこれまでの働き方を脱却し、大きな変革期を迎えようとしています。
これからは時間当たりの成果を求められる時代となります。これまでのように社員個々の能力に依存するのではなく、チームによる成果が必要となります。チームワークとして大事なことは、お互いにどんな仕事をしているかきちんと理解していることです。
上記で上げさせていただいた日報では、お互いにどんな仕事をしているか把握できているのは上司だけとなります。

どうせ同じ日報をつけるなら、効果の薄いエクセルの日報よりも、
社員の日報を共有し、社内のチームの結束力を高められる日報の方が良くないでしょうか。