日報は毎日書くものだけに、書き続けるのが大変です。日報を書き続ける励みになるのが、先輩や上司からのコメントやフィードバック。しかし、コメントは書き方が難しく頭を抱える人も多いはず。新人を育てるためのコメント術をまとめました。
日報へのコメントは部下を育てる重要な役割を持つ
義務と考えがちな日報へのコメント。毎日なんとコメントすればいいのか頭を抱える人もいるでしょう。しかし、日報のコメントは教育において重要な意味があります。コメントの役割を紹介します。
日報は最強のコミュニケーションツール
管理者になると仕事で必要になる能力以外に、管理するスキル、マネジメントスキルが求められるようになります。しかし、自分が指導する立場になると、どうしても部下が成長しない、結果が出ないという問題にぶつかります。
また部下によっては口下手でコミュニケーションを取りにくい場合もあるでしょう。日報は部下と管理者の意思疎通を助けるツールです。口頭で説明するよりも記憶に残りやすく、また日々の成果や成長を記録して見返すことができます。
あまり意見を言えないタイプの人が文章であれば意見をはっきり言えるなど、知らない一面を知るきっかけにもなります。上司から部下へはミッションやノウハウの共有を促進でき、部下からもコミュニケーションを取りやすくするため、チームビルディング、マネジメントにも効果抜群です。
進捗を把握し的確な指導・教育を行える
日報は単なる報告ツールではなく、部下の指導や教育をおこなうためのツールです。日報を通じて部下の仕事内容をチェックすると同時に、内容について適切なコメント、フィードバックをして進捗管理とマネジメントをおこないます。
日報を使うことで、進捗管理と本人しかわからない仕事の内容の把握、そのチェックと指導まで可能です。またフィードバックを続けることでお互いに信頼関係を築きコミュニケーションを取りやすくなります。
活発に意見やコメントを取り交わすことで、風通しが良いチームになるため業務が効率的に進みやすくなるでしょう。
日報を通して進捗確認を行い、指導・教育を行うことは、テレワーク下でのOJTでも有効的です。
＞参考記事：テレワーク下において新入社員へのOJTを成功させるには？課題とポイントを解説します！[外部メディア]
部下の信頼を得られる
立場や職責が違う上司と部下は信頼関係を築くためにも努力が必要です。特に部下からは上司だからと遠慮して本当の気持ちや心配事を伝えられないことが多いでしょう。しかし、日報を使うことで、部下が抱えている気持ちや悩みに寄り添うことができます。
部下が感じている一つ一つの悩みに、真摯に向き合って対応することで信頼関係が作られていきます。信頼された部下は上司の気持ちに応えるためにやる気がわき、自発的に成長しようと努力するようになります。上司の信頼によって部下が成長し、信頼関係が構築されているサイクルを作るために日報が役に立ちます。
モチベーションをアップさせられる
上司は部下の頑張りを、いつでも見届けられるわけではありません。多忙さから部下の努力や仕事に気が付かない可能性もあります。日報であれば部下がどのような成果を上げているのか、数字に表れない部分も知ることができます。
人はどんなに努力しても認められないとモチベーションが下がってしまうものです。日報で部下の頑張りを知って、きちんと評価することでモチベーションが上がり、仕事への意欲も高まります。なかなか部下をねぎらう、感謝を伝える機会がない場合にも日報が活用できるでしょう。
【例文付き】効果的にフィードバックする日報のコメントの書き方
部下と信頼関係を築き、成長を促す上司は褒め上手です。どのようにフィードバックすれば部下とチームの成長につながるのでしょうか。コメントの書き方を紹介します。
部下の行動を前向きに評価する
コメントの基本は部下が持つスキルや行動を前向きに評価することです。また業務やスキルは把握しやすくても、部下の熱意や向上心はよく観察していないと見抜けません。
やる気がなさそうに見えても実は責任感が強く、チームに陰で貢献している場合もあるでしょう。見えづらい部分もしっかりとみている、評価していることを伝えておきましょう。
| 【コメント例】
チームの成績が目標を大きく超えた！これはお客様に対して笑顔で気持ち良い対応を心がけている○○さんの努力も大きく貢献している。お客様と良い関係を気付いて、人と相談しながら連携して成果につなげられるスキルはこれからも仕事に役に立つはず！ |
褒めるコメントを意識する
部下を育てるための基本は褒めることです。日報があることで、今まで見えていなかった部下の行動も把握しやすくなります。
部下も褒められることで、もっと期待にこたえたいとモチベーションがアップし仕事意欲につながるでしょう。
| 【コメント例】
今日は難しい仕事だったけどよくやったね。初めての仕事でも堂々と迷いなく対処していてとても心強く感じました。これからもどんどん難しい仕事、大変な仕事は増えますが、○○さんなら乗り越えられると思います。今後もこの調子で仕事を続けてください。 |
個人へのメッセージを入れる
上司からのコメントは必ず、一人一人に対して気持ちを込めたコメントを返すようにします。例えば複数の人に対して「明日も頑張ろう！」といった誰にでもいえるコメントをしていると、受け取った側に気持ちが伝わりません。
コメントはその人個人に対する上司としての思いや励ましを込めるようにしてください。数行のコメントであっても、部下は見てもらっているという意識が生まれるはずです。
| 【コメント例】
いつも頑張ってくれてありがとう！後輩の面倒をしっかりと見てくれているから私も安心して業務を任せることができます。先輩となってからより広い視野で仕事ができるようになり嬉しく思います。 |
日報にコメントするときの注意点
日報へのコメントは口頭よりも印象に残りやすくなります。印象に残ることで効果的な反面、注意しなければならない点もあるでしょう。コメントするときの注意点を紹介します。
ダメ出しばかりしない
ミスが多い時、業務が上手くいっていない時には、ついついコメントでもダメ出ししてしまいます。しかし、ダメ出しはやり方によっては部下のモチベーションを大きく下げてしまいます。
特に避けたいのが上から目線の曖昧なダメ出しです。コメントに必要なのは否定ではなくアドバイスなので、まず部下の気持ちや立場を理解してからどうすればよくなるのか伝えましょう。特に感情的な叱責は避けるようにしてください。業務について総括しつつ、どこに問題があるのか、どんな行動を取ればいいのか上司の目線でコメントしましょう。
「〜してください」「〜すべき」を多用しない
日報はコミュニケーションツールではありますが、上司からの指示や命令には使いません。仕事に対して、「○○してください」というような指示ばかりになってしまうのは的確なコメントとは言えません。
コミュニケーションはあくまで取り交わすものなので、意見の押し付けや一方的になってしまう内容は避けることをおすすめします。一方的になってしまうと部下も受け手に回ってしまうため、双方向のコミュニケーションが乏しくなってしまいます。
人格否定するような指摘は避ける
日報だけに限らず、会社の指導で性格や能力を否定するのは絶対に避けてください。部下のダメな部分を放置はしていけないと責任感から注意することはあるでしょう。
しかし、その中には人格否定になるような内容は避けます。「君は口下手だから」「同期の○○はできるのに」といった言葉は使わないようにしましょう。
性格や能力を否定する内容はパワハラ、モラハラと捉えられることがあります。あくまで人格ではなく行動を客観的に捉えて、行動の問題点の改善を求めるようにします。データや客観的な情報をベースにして改善を促すようにしてください。
すぐにコメントを返信する
仕事のやる気を大きく左右するのが張り合いです。自分の日報に対して素早くコメントを返してくれる上司は「すぐに見てくれた！気にかけられている！」と張り合いを感じます。一方で「後で読むから置いておいて」といわれてしまうと、後回しにされたと感じてしまうでしょう。
しかし現実的には業務の忙しさや他の業務があって、すぐに見てコメントするのは困難な場合が多いでしょう。そんなときには「読んだよ！」、「○○頑張っているね！」とリアクションだけ返してみてください。すぐに返答できなくても反応があるだけで書いた側も張り合いを感じます。
所感の書き方は指導するのがおすすめ
日報の書き方は学校やアルバイトで勉強するものではありません。特に新入社員の場合は、いきなり「日報を書け」と言われても、どう書いていいかわからず戸惑ってしまいます。その結果、注意されれば日報を書くやる気も水を差されてしまうでしょう。
日報を書くときにありがちなのが、業務の報告はできても所感部分が上手くまとまらないという悩みです。所感は感想文と違って、組織に対する貢献や意見、具体的な改善策が求められます。
部下が日報をスムーズにまとめられるようにするには、所感の書き方をあらかじめ指導しておきましょう。テンプレートを使用するのもおすすめです。
日報の書き方を意識することで、新入社員でも気付いたことをもれなく伝えられるようになります。部下が日報の目的や役割を理解していない場合があるので、自己の振り返りのために欠かせないツールであり、上司と部下のコミュニケーションツールであることを伝えておきましょう。
＞仕事に差がつく日報の書き方!すぐ使えるフォーマットや例文も紹介
日報コメントで部下のやる気を引き出そう！
日報のコメントの返し方は、マニュアルなどもないため上司の判断にゆだねられます。成長のために必要な教育活動ですが、コメントの難しさや手間に悩む管理職は多いでしょう。
日報の運用に悩んだときには、日報作成ツールの導入も検討してください。日報作成ツールnanotyはクラウド上で日報を提出、コメントができます。社内全体で日報を確認でき、クラウド上で閲覧した人がリアクションを表示することができます。見てもらえたという意識は新入社員のモチベーションアップにつながります。
また未読、既読がわかる機能もあるため、自分がどの日報を読んだか人目で判断できます。外出先から日報を確認できるので、在宅ワークや出張の時にも部下とリアルタイムでコミュニケーションが取れるでしょう。
日報は活用できれば、業務効率アップや労働環境改善に役立ちますが、確認や提出、作成に手間がかかります。日報を手間なく効果的に運用するのであれば日報作成ツールの導入もご検討ください。
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