使い慣れたエクセルを利用すれば、簡単かつ手軽に日報管理することが可能です。なるべく負担をかけずに導入したいという方には、エクセル日報での運用方法がおすすめ。

この記事では「今日から使える日報用テンプレートの紹介」「導入のメリット・デメリット」「エクセル以外の管理方法」の3カテゴリーに分けて解説していきます。

日報用エクセルフォーマット

まずは、基本的な日報用エクセルフォーマットを2パターンご紹介します。

リンクをクリックしていただければフォーマットをダウンロード可能です。ご自由にお使いください。

基本的なフォーマット

＞基本の日報テンプレートダウンロード

作業日報に必要な項目が一通り揃ったエクセルフォーマットです。

本日のタスク・業務内容・明日の予定が細かく入力できるようになっているので、新入社員への日報の書き方の指導にも利用できます。

シンプルなフォーマット

＞シンプルな日報テンプレートダウンロード

基本的なフォーマットをよりシンプルにしたフォーマットです。

項目数が少なく、各項目を自由に記入できるようになっているので、日報にかける時間を短縮したい場合や、ある程度慣れた社員用のフォーマットとして使用するのがおすすめです。

 

日報のフォーマット・テンプレートについては以下の記事でも解説しています。

＞日報用テンプレートで時短に!今すぐ使えるひな形をご紹介

エクセルでの日報の作り方

上記フォーマットを利用して自社用のテンプレートを新しく作成する場合、「どのような項目が必要か」を洗い出すことから始めましょう。

業種・職種によって日報に必要な項目が全く異なります。適切な報告内容でなければ、せっかく日報を作成してもあまり意味がありません。紹介したフォーマットをそのまま流用するのではなく、自社に最適な情報だけをピックアップすることが重要です。

営業報告であれば「やること」「達成したこと」「明日の目標」「所感」は必須。工数管理に活用する場合は「開始・終了時間」を細かく書けるような枠を設けます。上司と部下のコミュニケーションを重視するなら「コメント欄」を多めに取っておくとよいでしょう。

エクセル日報は必要項目に合わせて自由にカスタマイズできるため、自社に合った最適なテンプレートを作成することが可能です。

エクセルで日報を作成するメリット

手軽なイメージを持つエクセル日報には、手軽さ以外にもいくつかのメリットがあります。一つ一つ解説していきますので、会社の課題を解決してくれる効果があるのかをチェックしてみましょう。

無料で作成できる

Officeソフトがパソコンに入っていれば誰でも無料で作成可能です。会社で利用するパソコンには、ほとんどの場合初めからOfficeソフトがインストールされています。そのため導入コストを一切かけずに日報作成・管理を始められるのが大きなメリットです。

テンプレートをわざわざ作るのがめんどくさい、という方はウェブ上で提供されている無料テンプレートを使うことも可能です。様々な業種や目的に合わせたテンプレートが豊富に揃っているため、自社にピッタリなものを選ぶことができます。

日報を運用することに慣れていない場合は、なるべくコストをかけずに始めたいもの。エクセル日報であれば、無料かつ気軽に運用開始できるので安心です。またランニングコストもかからないため、経費削減・収益改善に課題を抱える企業にも最適でしょう。

使い慣れたツールなので使い方の説明が最小限で済む

エクセルは毎日利用する業務ツールであるため、どんな人でもある程度は使い慣れているでしょう。そのため新しく操作方法を覚える必要がなく、日報作成・管理における使い方の説明も最小限に抑えることができます。

操作感・見た目に慣れ親しんでいるため、新たに運用開始する場合でも抵抗感がありません。ITシステムに慣れていない年配の方でも、すぐにやり方を覚えてくれることでしょう。運用開始に伴うマニュアル作成や説明会の負担を減らすことにもつながります。

また、業務に必要な情報をエクセル一つにまとめることができるため、整理・管理しやすいのもメリットです。いくつものシステムを併用してしまうと、どこにどの情報があるか分かりにくくなり、作業効率が低下する可能性も。いつも使うエクセルだけに集約することで、情報を引き出す際の手間を省くことができます。

自社に合わせた日報にカスタマイズできる

フォーマットを活用して項目内容の変更、文字テイストの変更といったカスタマイズを簡単に行えるのもメリットの一つ。エクセル上で変更可能なので、高度な技術を必要とせず誰でも自由に操作することができます。

自社の要望に合わせた分かりやすい日報テンプレートを作成しておけば、都度書く内容や文字のフォント等に悩むことがなく、作業効率がアップします。報告内容によって見やすい表示方法が異なるため、編集の自由度が高いエクセルは非常におすすめ。

途中で項目内容や文字の見た目を変えたくなった場合でも、すぐに変更することが可能です。初めは上記のテンプレートやウェブからダウンロードしたテンプレートをもとに運用開始し、慣れてきたところでさらに自社に合ったものへとグレードアップしていく、というやり方がおすすめでしょう。

エクセルの日報管理が上手くいかない理由

エクセルで日報管理する際、上手く運用できずに悩んでしまう場合があります。その原因となるデメリットについて、代表的なものをいくつか解説していきます。

エクセル日報を検討中の方は、以下に挙げるデメリットをきちんと理解し、導入するかどうかを判断するようにしましょう。

入力と提出に手間がかかる

エクセルでの日報管理が上手くできない原因として、作成までに手間がかかってしまうということが挙げられます。

毎回エクセルファイルを開き、メモノートを引っ張り出し、上司へのメールを作成、ファイルを添付、という長い工程をクリアしなければなりません。月に1回程度であれば問題ないですが、日報は毎日作成するものなので、日々の業務負担が増加してしまいます。面倒くささを感じることで日報のクオリティが低下し、業務効率化にもつながりません。

また管理者側においても、メールに添付された資料を一つ一つ開く手間が増えてしまうため、双方にデメリットが生じてしまいます。

社内でないと入力できない

日報を書くためにわざわざ会社に戻らなければならない点もデメリットの一つ。社内のパソコンを使って入力している場合、外出先から作成・提出することができず、一度自分のデスクに戻るという手間が発生します。

営業マンであれば外出することが多く、日々の無駄な手間が蓄積されていくことで、かなりの負担を感じてしまうでしょう。作業工程が多くなることによって、必然的に残業時間も増えることになります。日報作成が原因で、逆に業務の効率化を下げてしまう恐れもあります。

基本的にスマートフォンはエクセルに最適化されていないため、確認する側も外出先では見づらく、結局一度会社に戻ることになってしまいます。エクセル日報だとスキマ時間や移動時間を上手く活用できないのがマイナスポイントです。

情報管理が大変

エクセル日報を作成することで大幅にファイル数が増えてしまい、管理するのが大変になってしまいます。案件ごと・社員ごとにファイルを作成すれば、数日で膨大な量となり、どこにどの情報があるのか把握しきれません。

また一括検索できない点もデメリット。必要な情報をすぐに探し出すことが困難であるため、過去の日報を振り返りにくくなってしまいます。ファイル名だけでは中身を特定することはできず、結局一つ一つ開いていくしかありません。そのような手間は業務効率を大幅に落とす原因となるでしょう。

せっかく作成した日報が管理状況のせいで水の泡となってしまうのは、よく起こりがちな失敗事例です。日報の効果をしっかりと得るためには、管理のしやすさが大きな課題と言えます。

コミュニケーションが取りにくい

エクセルで日報管理する場合、部下と上司が一対一でやり取りすることとなり、コミュニケーションの輪が広がりにくいのが問題点です。本来、日報は社内全体でシェアすべきツールですが、エクセルだと限られた範囲にしか共有できず日報が持つ有効性を十分に得ることができません。上司以外の社員からアドバイスをもらえる機会も少なくなります。

また、やり取りが一方通行となってしまい「ただの報告」で終わる可能性もあります。上司からの反応やコメントが分かりにくいため、本当に読んでくれているのかという不安が残り、部下のやる気が損なわれる原因にもなるでしょう。

日報を行動把握のみに留めないためには、社内で共有しやすく円滑なコミュニケーションを可能とするツールを選ぶことが大切です。

日報管理システムなら情報を一元化して効率がアップする

エクセル日報よりもおすすめなのが「日報管理システム」です。日報の作成・管理・共有に特化したツールであり、簡単に業務効率化を上げることができます。エクセルでは不便だと感じていたデメリットを解消することが可能となり、近年多くの企業で導入され始めています。

外出先からの入力や閲覧を容易に行うことができ、スマートフォンやタブレットにも対応。わざわざパソコンを立ち上げる手間が省けるため、楽に日報管理が可能となります。

また共有機能も優れているため、社内のコミュニケーションが活発化するメリットも。周りの社員からもアドバイスやコメントをもらえるため、自己成長にも役立ちます。

日報だけでなくスケジュールやタスク管理も一つのシステムにまとめることができ、情報管理が一段とやりやすくなります。どこにどの情報があるのか一発で検索できるため、業務効率を大幅にアップさせることが期待できるでしょう。

＜表｜エクセルと日報システムの比較＞

	費用	使いやすさ	汎用性	コミュニケーション
エクセル	〇	〇	△	△
日報システム	△	〇	◎	◎

エクセル管理より日報管理システムの利用がおすすめ

エクセルを使った日報管理は、無料かつ気軽に始められる点がメリットです。操作感や見た目に慣れているため、初めて導入する場合も戸惑うことなく運用開始できるでしょう。

しかし共有しにくい・管理が難しいといったデメリットもあり、日報の効果を最大限に活用するためには物足りない部分もあります。

より効果的に日報を活用したい場合は、エクセル日報よりも日報管理システムでの運用を検討してみましょう。

日報管理システムの中でも特におすすめなのが「nanoty」。日報作成・管理するための便利な機能が充実しており、初心者でも使いやすいシンプルな作りが魅力ポイントです。無料トライアルも用意されているため、まずは一度使用感を試してみましょう。