会社で書く日報は、何を目的にしているのかご存知ですか？「とりあえず決まりだから書いている（書かせている）」という方も多いのではないでしょうか。今回は日報を書く目的と、成長につながる書き方のコツ・コメントのコツについてご紹介します。
日報とは？
日報とは、部下から上司に提出する、一日の業務内容、仕事に対する所感等をまとめたものを言います。上司は日報を確認することで、部下が日々どのような業務をしているのか把握します。部署の情報共有、目標達成のために日報は多くの会社で活用されています。
日報と一口に言っても形式は企業によって違います。クラウドツールやチャットツール、手書きなど、形態は企業によってさまざま。ノートを一冊渡されて記入するように指示される場合もあれば、オフィスソフトで作成して提出するケースもあります。
形式に違いはありますが、その日の業務や所感をまとめることで、行動改善、成長を促すという目的に変わりはありません。日報をうまく使いこなすことが出来れば、個人の成長にとどまらず、企業全体の業務効率化や成長につながるでしょう。
日報を書く目的と意味
日報を書いていて「何のためにこれを書いているのだろう？」「日報なんて書いても意味がない」と感じたことはないでしょうか。日報を書くことにどのような意味があるのでしょうか。日報の目的や意味をまとめました。
日報を書く主な目的
日報を書く目的は、大きな視点でみると企業の生産性の向上です。日報には日々の業務を具体的に記載していくため、抱えている問題や改善すべき点が浮き彫りになります。上司は日報をチェックすることで問題点・悩みをすくい上げ、チーム全体の業務改善に活かします。
また、業務の抜けがないかタスク管理したり、間違った方向に進んでいないかチェックしたりすることも目的の一つです。
書く側も、日報で一日の業務を振り返ることで、自分自身の成長を促すことができます。日報で課題や問題を伝えると、上司からコメントという形でアドバイスがもらえます。これを繰り返すことで自然とPDCAサイクルが回り、正しい方向に自分の能力を伸ばしていけるのです。
書く意味がない日報にならないよう注意
日報は、有効活用すれば個人の成長から企業全体の生産性向上まで促せるツールです。しかし、問題点や改善点を考えない、振り返らないようなただの作業報告は、日報本来の役割を果たせないため意味がありません。日報はその日の良かった点や悪かった点を可視化し、次のアクションにつなげていく必要があります。
また上司からのフィードバックがない日報も同様です。成長を目指して記入していた社員も「何のために書いているのだろう？」と疑問を感じ、書く気が失われていきます。
日報は決められた形式を満たしていれば良いというものではありません。日報は振り返りのツールです。業務を振り返って作業改善、より高い質の仕事につなげられるような日報を、チーム全体で作成しましょう。
日報を書くメリット
日報を業務命令だからと惰性で書いている人も多いはず。しかし、日報を書くことには、仕事をスムーズにするたくさんのメリットがあります。日報を書くことで得られるメリットを紹介します。
自身の成長につながる
日報を書くことで日々の行動を思い出し、仕事の進め方に問題意識を持つことができます。仕事の進め方の改善、問題解決を目指すようになり、より高いパフォーマンスに繋がるでしょう。
- Plan…目標を立てる
- Do…業務を実行する
- Check…業務を振り返り改善点を見つける
- Action…改善策を考える
日報には翌日の目標や改善点を書いていくため、上記のPDCAサイクルが自然に回ります。日々の振り返りを繰り返すと、業務がどんどんブラッシュアップされ、ビジネスパーソンとしての成長が実感できるでしょう。
部署内でのコミュニケーションの機会となる
日報は自分の考えをまとめてからアウトプット、それに対してフィードバックがもらえる場所です。上司はもちろん、日報が部署内でオープンにされている企業であれば、部署全体とのコミュニケーションの機会になります。上司やチームメンバーと信頼関係を構築するのに便利なツールです。
近年はテレワークを導入する企業も増えてきています。テレワークだと同じ職場で働いているよりも気軽に話す機会が減ってしまい、自分の考えや気持ちをアウトプットする場所があまりありません。またテレワークをしていなくても出張や外回り、ミーティングが多く、なかなかコミュニケーションの時間が取れない人もいるでしょう。上司と気軽に会話できる場面が少ないことで、悩みや不安を抱えてしまったりするケースもあります。
日報はそういった状況でも部署内でコミュニケーションがとれる貴重なツールです。口下手な人でも自分の心情や考えを伝えやすいので、有効に活用しましょう。
チーム全体の業務効率化が図れる
チーム全体の業務効率化は、日報の主目的でありメリットでもあります。日報を使うことによって、部署やチームのメンバー間で知識やノウハウなどの情報を共有でき、そこから新しいアイデア、ソリューションが生まれる可能性も高まります。
また、上司が部下ひとりひとりのタスクや進捗を把握できるため、必要なフォローアップやスケジュール管理が可能になります。それにより、目標や数字に対して最適なアプローチができるようになります。
日報で得られるメリット・日報を書く意味については、以下の記事でも詳しく解説しています。
日報の書き方のコツ
日報にたくさんのメリットがあるのは上記の通りですが、毎日書く中でどうしても面倒に感じてしまったり、書くことがなくて頭を抱えてしまうこともあるでしょう。日報を効率的に書き、実りあるものにするためのコツを紹介します。
日報のテンプレートを利用する
日報は、書くことを決めたテンプレートを使用した方が、圧倒的に書きやすくなります。管理する側もテンプレートがあるほうが見やすく、内容の把握がスピーディーになります。
テンプレートに必要な項目は業態や職責によって違うため、会社や部署単位で自由に項目を設定してください。以下ではテンプレートとして一般的な項目を紹介します。
今日の目標
初めに記載してほしいのが、その日の目標です。その日の目標達成のための行動や成果を評価して課題や問題点を探すことになるため、目標設定は必ず必要となります。
業務内容
業務内容は時系列か箇条書きにします。どのように行動したのかまでわかるようにしたいなら、時系列で書くのがおすすめです。箇条書きにする場合は、所要時間を記載すると効率や生産性を把握しやすくなります。
成果・達成率
業務でどのような成果があったのかを記載します。資料作成であれば何ページ、関わったプロジェクトのどの部分をどの程度担ったかなどです。仕事によっては成果が数字ではっきりでにくいケースもあるかもしれませんが、できる範囲で具体的に記載するようにします。
良かった点・頑張った点
その日の業務を振り返って良かった点や頑張った点をまとめます。ただし、「良かったです。」で終わってしまえばただの感想になってしまいます。どうしてその結果になったのか分析する視点を入れてください。
改善点・課題点・学んだこと
業務を振り返って改善点や課題があればそれを記載します。上司や先輩からフィードバックしてもらうことで、すぐに解決法が見つかる場合もあるでしょう。毎日客観的な視点で自己分析を繰り返すことで、ビジネスパーソンとして成長していきます。
明日の目標
その日の業務や反省点、課題を前提として、翌日の目標を設定します。反省点や課題をはっきりと覚えている段階で設定することで、より目的意識がはっきりした目標を立てることができます。
日報はただの感想や報告ではなく所感を書く
質が高くない日報にありがちなのが、日報がただの感想で終わってしまうことです。日報を書くときは、ただ業務の感想を書くのではなく、次の仕事や成長につなげられる所感を書くようにしてください。感想は物事に関する感想。一方で所感は感想から一歩踏み込んで自分の分析や意見をプラスします。
例えば、「難しかったです。」だけだと感想になりますが、「○○があったため、難しく感じました。今後の業務では▲▲の機会もあるため、慎重に業務を遂行したいと考えています。」という書き方にすると所感になります。
所感を書くときには必ず反省点や改善策、将来に役立つ内容を入れ込むようにしてください。
わかりやすく簡潔にまとめる
日報は簡潔ですぐにチェックできるように記入することも大切です。ダラダラと長く書いた日報は、見た目にはたくさん記載しているように見えます。しかし、内容も要点も把握しにくく、読み手に対しても不親切です。サッと見るだけでも要点や言いたいことがわかるようにまとめましょう。
できるだけすぐに読めるように文章は簡潔にします。箇条書きを使って、必要な情報だけを絞りこむようにしましょう。文章も一文を短くすることで、スッキリと読みやすい文章になります。
詳しくは以下ページで解説しています。
＞仕事に差がつく日報の書き方!すぐ使えるフォーマットや例文も紹介
もし日報を書くこと自体がめんどくさいと感じたときは以下ページをチェックしてみてください。
日報の活用方法とコメントすべき内容
日報は書き手だけでなく、読み手にも苦労があります。書いた側はせっかく書いたのだからフィードバックや反応が欲しいと感じる一方、読み手はどうコメントすればいいのかを悩んでしまいます。上司の方向けに、日報の活用方法やコメントすべき内容についてまとめました。
部下とのコミュニケーションツールとして活用
管理職になると、プレイヤーとしての能力だけでなくマネジメントの能力も必要になります。特に部下の育成や状況の把握は管理職にとって大切な業務です。
日報は部下のことを知るために格好のコミュニケーションツール。部下の中には表立って不満や不安を口に出さないタイプの人や、周囲との調和を気にして本音を言えないタイプの人もいるでしょう。日報を使って、部下一人一人にきちんと向き合うことが大切です。
また部下に目標やミッションを伝えるのにも日報を使ってください。会社からどのような成長が望まれているのか、チームで組織に貢献するために何が必要かなどを、日報を通じて伝えることができます。
モチベーションをアップさせるために活用
上司の言動は部下のモチベーションに深くかかわっています。部下が上司からの激励や労いでやる気を出して、前向きに仕事に取り組めるようになるという光景は日常的に見られます。しかし、部下が自分で良かった、頑張ったと感じている点すべてに上司が気付けるとは限りません。
そこで、日報に「良かった点・頑張った点」という項目を作っておけば、部下の頑張りを漏らすことなく知ることができます。人は頑張っていても評価されなければやる気を失ってしまうものです。日報を使って部下の努力を知り、感謝を伝えるようにすると部下のモチベーションもアップします。
部下の行動を前向きに評価し、個人へのメッセージをコメントする
テレワークや出張などの関係で、社内で部下ひとりひとりに声をかけて見守ることは難しいかもしれません。そういったケースでは、日報を使って個々にメッセージを伝えるようにしましょう。悩みや質問へのアドバイスを繰り返すことで、信頼関係が構築されていくはずです。
日報は人材育成のために有効なツールです。日報を通じて部下の行動や頑張りを評価することで成長につなげることができます。さらに部下が悩んでいること、課題に感じていることがあれば、アドバイスをして導いてあげてください。
日報のコメントの書き方は、以下ページで詳しく解説しています。
日報を管理するツール
日報を管理する方法にはいろいろありますが、方法によっては日報の管理が大きな負担になってしまうこともあります。ここでは日報を管理するツールのメリット・デメリットをご紹介します。自社にとってどの方法が続けやすいか、効果的かを比較検討してください。
日報管理システム
日報管理システムは、クラウド上で日報を作成、管理するシステムです。タブレットやスマートフォンから利用できるので、好きな時間に好きな場所から日報を記入・確認することができます。
また数値の集計も簡単で、社内掲示板などの機能が付加されているものもあります。労務とスケジュールの管理ツール、社内コミュニケーションツールとしても優秀です。
メリット
日報管理システムのメリットは、高い機能性を利用して、業務全体の効率化が目指せる点です。日報管理システムごとに搭載されている機能は違うので、自社にとって必要な機能があるかどうかを確認し、導入するツールを選ぶようにしてください。
nanotyは日報に特化したツールなので、日報にあればうれしい機能が多数搭載されています。
nanotyを使えば日報に画像やオフィスソフトを添付できる機能や労働時間や作業工数を集計することが可能。データを数値化することで、損益管理もできます。
さらにコミュニケーションを活発にする機能として「いいね！／がんばれ！」ができる機能や、サンクスポイントを送れる機能もあります。テレワーク向けのオプションもあるので、テレワークを導入したが運用で困っているという職場にもおすすめです。
デメリット
日報管理システムのデメリットは費用がかかる点です。日報管理システムの費用には初期導入費用と毎月かかる使用料があります。日報管理ツールごとに料金システムには違いがありますが、nanotyの場合は利用可能人数、データ保存容量ごとに3つのプランが用意されています。
オプション機能の追加ごとに料金がかかるため、自社に合ったオプションだけを選んでつけることもできます。どんなものなのか試してみたいという場合は、15日間の無料体験も可能です。まずは利用人数や必要になる機能をもとに見積もりを取ってみてください。
チャットツール
チャットツールは、チャット形式で伝えたい内容をメッセージとしてやり取りするツールです。投稿したメッセージは基本的にずっと残るので、さかのぼって内容を確認するのも簡単です。チャットツールも日報ツールとして使うことができます。
日報提出専用のルームを作っておき、そこで日報の提出とコメントをやり取りするのが良いでしょう。また、あらかじめ日報のテンプレートを作っておけば、コピー＆ペーストで使いまわせます。
メリット
チャットツールを使うメリットは、チャット形式なので日報を手軽に送信できる点です。コメントする側も気軽にアドバイスを伝えることができます。
テレワークをきっかけにチャットツールを使うようになった人もいるかもしれません。チャットツールであれば日常の報告業務と同じツールで日報報告ができるので、別にファイルを立ち上げたり、メール添付したりする手間がいらないこともメリットです。簡潔な日報であれば、ビジネスチャット+日報ツールとして導入すると使い勝手がよいでしょう。
デメリット
チャットツールを使うデメリットは、チャット形式だからこそデータの蓄積が難しい点です。チャット形式の場合、投稿した情報はどんどん流れて行ってしまうため、後で見返したり振り返ったりするときに不便。
またチャットツールはメッセージをやり取りするためのツールなので、集計や数値化ができません。短期的な目線での日報報告ツールとして使うのであれば問題はありませんが、中長期的な育成ツールとしては活用が難しいでしょう。
グループウェア
グループウェアは、ネットワークを通じてメンバー間の情報共有、コミュニケーションをとるために使われるツールです。個人やチームでのスケジュール管理や、タスク管理、メッセージ機能などがあり、タスク管理を一元化するためにも使われています。
グループウェアサービスは多機能なため、日報を作成するためにも使うことが可能。マルチデバイスのグループウェアであれば、外出先からでも日報を提出、確認可能です。一つのシステムで連絡から日報まで一つにまとめることで、業務の効率化が期待できます。
メリット
グループウェアのメリットは多機能で仕事を効率化できる点です。いつでもどこからでも情報を発信、共有できます。またグループウェアで日報や書類の情報を一元化しておけば、必要な情報を探すときもすぐに検索できます。
文書管理やワークフローをグループウェアにまとめることで、ペーパーレス化も可能です。ペーパーレスにすると紙の書類の印刷代や保管場所、手間なども削減できるでしょう。
デメリット
グループウェアは導入するためにコストがかかります。さらにいろいろなサービスがあるグループウェアから自社に適したサービスを選ばなければいけません。もしも自社に合わなかった場合は、社内でも浸透することなく多機能であっても使いこなせない可能性もあるでしょう。
多機能であることがメリットのグループウェアですが、チャットツールを使ったほうが、感覚的に操作しやすく、すんなりと現場で受け入れられるケースもあります。グループウェア導入の際には、必ず社員に使ってもらってから本格的に導入するか判断してください。
Excel・Googleスプレッドシート
さまざまなツールがオフィスにある中で、ExcelやGoogleスプレッドシートは根強い支持を集めています。日報の管理もExcelやGoogleスプレッドシートで行うことが可能です。
あらかじめフォーマットを作成しておいて、後から報告者がテキストや数値を入れ込む形です。ExcelやGoogleスプレッドシートは日常業務でも使う機会が多いため、日報として導入するハードルも高くないでしょう。
メリット
ExcelやGoogleスプレッドシートの日報は導入しやすい点が大きなメリットです。新しいアプリやツールは使い方を一から覚えなければいけませんが、ExcelやGoogleスプレッドシートなら使い慣れている人も多いでしょう。
ExcelやGoogleスプレッドシートは多くの職場で導入されているため、新しくツールを用意するコストもかかりません。インターネット上にもテンプレートが豊富にあるため、検索して無料テンプレートを探して使うこともできます。
デメリット
ExcelやGoogleスプレッドシートの日報はコストが少なく、入力側が扱いやすい半面、報告ツール以上の活用が難しくなってしまいます。毎日の日報をフォルダで保存しても1年でかなりのファイル数となるため、後から必要な情報を探すのは大変です。
またファイルが多くなってしまえば、必要な情報がどこかに紛れてなくなってしまうこともあります。そのため報告書類としては必要十分でも、長期的な知識の蓄積や育成ツールに活用するのは不向きです。
紙媒体
紙媒体の日報への手書きは昔から使われてきた方法です。ノートを用意してそれに書き込んでいくか、フォーマットを用意して日報専用に冊子を作る場合もあります。
紙への信仰が根強い会社だと、紙媒体の日報が現役で活躍しているでしょう。しかし、手書きであることで読みにくくなったり、書く手間が大きくなったりとデメリットがたくさんあります。
メリット
紙媒体の日報を使うメリットはパソコンを使わなくても、手書きで書いて提出できる点です。そのため、新入社員やパソコンに不慣れな人でも導入が容易。また管理する側もパソコンを立ち上げなくても日報を確認できます。
紙媒体の日報はノートが一冊あればスタートすることができます。初期費用を抑えて誰でもできる方法として紙媒体の日報は優秀と言えます。
デメリット
紙媒体の日報はデータではなく、ノートや専用の冊子に記入するため、会社にいなければ提出できません。そのため、研修先、外出先からは提出できず、提出できても他の方法と比較して情報の共有が遅くなります。特に日報を何人もの人が確認する場合は、一人ずつ回覧することになり手間も時間もかかるでしょう。
また保管するための場所を考えなければいけません。紙媒体の日報は紛失すれば情報漏洩のリスクもあるのでセキュリティ面でも慎重な扱いが求められます。
さらに、過去の必要な情報を探すときは、検索ができないため日報をさかのぼって読む必要があります。そのため、データを蓄積したい、工数や時間を集計したい、という場合にも不便です。
日報を上手に活用してチームも自分も成長させよう
日報は、書く側にとっては自分自身の育成ツールであり、管理する側にとってはマネジメントの武器になります。日報自体が優れたシステムなので、自社にとって取り入れやすい方法、導入しやすいシステムを検討してください。
もしも今まで紙で日報を管理していたなら、日報管理システムを導入することで手間が減らせるはずです。内容の精査、ブラッシュアップにもっと時間を割けるようになります。
運用方法を変えることによって社内のコミュニケーション活発化などのメリットが生まれる可能性もあります。優れたツールだからこそ、いろいろな方法から自社に合ったツールを検討してみましょう。
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